6 способов создать менее напряженный, но более эффективный список дел

Скромный список дел может помочь нам определить наши намерения и приоритеты и послужить напоминанием о задачах, которые в противном случае могли бы ускользнуть от нашего внимания. При правильном их использовании, списки дел служат путеводной звездой нашего рабочего дня, дорожной картой в нашей личной жизни, секретом к успеху.

Но чаще всего мы набиваем наши списки большим количеством дел, чем сможем сделать за месяц, неделю или день, и надеемся, что пункты волшебным образом будут выполнены. Вместо того, чтобы чувствовать себя организованными и мотивированными, у нас остается слишком много незавершенных дел и больше потерянности, чем было в начале.

Если вы чувствуете, что ваш список дел нисколько не помогает вам, эти 6 советов помогут вам составить организованный, разумный и конкретный список!

1. Учитывайте усилия, которые могут потребоваться, а также срочность

Когда вы начинаете записывать свой список дел на день, вы, скорее всего, загружаете их самыми большими и трудоемкими задачами. Но именно поэтому вам, возможно, не помогает ваш список дел.

«Мы склонны сосредотачиваться на том, насколько важна задача, но мы также должны признать, что у нас бывает ограниченное количество энергии в течение дня».

«Список дел, который минимизирует стресс и повышает производительность, будет включать в себя баланс задач, которые требуют много энергии, и задач, которые требуют меньше усилий или даже могут выполняться на автомате».

Для начала ведите дневник энергии в течение пары недель, чтобы отслеживать, когда ваша концентрация становится максимальной, а когда начинает ослабевать. Вы также можете отметить, какие виды задач заряжают вас энергией, а какие вызывают у вас чувство истощения.

2. Устанавливайте реалистичные ожидания

Ваш ежедневный или еженедельный список дел не должен быть перечислением всего, что вы хотели бы сделать. Ваш список дел должен включать те вещи, которые вы действительно можете выполнить в течение определенного периода времени, — говорит Венди Судзуки, доктор философии, нейробиолог.

Когда все кажется срочным, Судзуки предлагает отступить и подумать как CEO какой-либо компании. «Это означает точное и беспристрастное определение приоритетов, — говорит Судзуки. «Как CEO «вы», подумайте, какие задачи важнее всего выполнить в первую очередь, чтобы наилучшим образом продвинуть свою жизнь вперед». После того, как вы определили, что нужно сделать сейчас, вы можете приступить к созданию временной шкалы того, что можно сделать позже.

3. Ищите маленькие победы

Слишком амбициозный список дел может заставить вас чувствовать себя неудачником в конце дня. «Клиенты часто сообщают, что чувствуют себя подавленными, разочарованными и злыми, когда переоценивают то, что они могут сделать за день», — говорит психолог.

Разбивая более крупные задачи на более мелкие, быстрее выполняемые подзадачи, вы можете чувствовать себя удовлетворенным своим прогрессом. «Маленькими шагами можно развить чувство мастерства и компетентности», — объясняет Леонард.

Вместо того, чтобы включать «написание бизнес-презентации» в свой список дел, разделите его на несколько выполнимых шагов: «создать схему», «собрать информацию», «обратиться к исследовательской группе за фактами и цифрами».

В то же время вы можете сгруппировать быстрые задачи в одну, которую вы можете выполнить за короткий промежуток времени, например, «оплата телефона и счетов за коммунальные услуги», «запись на прием к стоматологу» и «заказ торта на день рождения».

4. Определите, что нельзя делать

Частью создания списка дел является распознавание задач, которые вам не пригодятся, и создание списка того, что не нужно делать.

Этот список может включать в себя правила не отвечать на электронные письма с 21:00 до 11:00. по понедельникам и средам и вместо этого использовать это время для фокусировании на работе. Или не использовать социальные сети в выходные после обеда и использовать это время для занятий, которые заряжают вас энергией. Иногда знание того, чего делать не нужно, так же важно, как знать, что делать, когда вы правильно расставляете приоритеты.

5. Соединитесь со своим внутренним «почему»

У всех нас есть одна задача, например, утренняя тренировка, которая каким-то образом попадает в наш список каждую неделю, и процент выполнения колеблется в районе 50%.

Напоминание себе «почему» стоит за тренировкой — причина, по которой она вообще попала в ваш список дел, — может помочь вам перестроиться со своими ценностями и направить свою мотивацию на ее выполнение.

Сделайте невозможным забыть свое «почему», написав его жирным шрифтом рядом с пунктом в вашем списке. Возможно, ваша причина в том, что вы хотите чувствовать себя энергичным, или вы хотите пробиться к полумарафону в следующем году.

Другая стратегия состоит в том, чтобы иметь запасной план «если-тогда», или то, что эксперты называют намерением реализации. Вот пример. «Если рабочая встреча в последнюю минуту помешает моей утренней тренировке, я выйду из автобуса на две остановки раньше и оставшуюся часть пути до дома пройду пешком».

6. Пересмотрите свои приоритеты

Если одни и те же элементы продолжают переноситься из одного списка дел в другой, и кажется, что связь с вашей целью не помогает, пришло время выяснить, почему они остаются невыполненными. Может быть, например, вам не хватает инструментов и опыта, необходимых для самостоятельной перекладки плитки в ванной комнате. Найм местного подрядчика для выполнения работы за вас по-прежнему позволит вам считать свою миссию выполненной.

Вы также можете подумать, не уменьшился ли ваш интерес к проекту. Год назад, когда все сидели дома, выпечка хлеба на закваске казалась хорошей идеей, но теперь вы счастливы взять багет из пекарни на углу. Нет никаких причин, чтобы неактуальные задачи захламляли ваш список дел и являлись причиной, по которой вы бы постоянно упрекали себя. Вычеркните их и переходите к новому проекту, который вас вдохновляет и волнует!